各院、系、重点科研机构、直属单位，附属医院，机关各部门：
为完整、准确、系统地收集、保存学校2022年度的文件材料，根据《中国科学技术大学档案管理办法》（校办字〔2022〕210号）（附件1）有关规定，现就做好归档工作通知如下：
一、归档范围和归档时间：
（一）各学院，机关各部、处、室，各有关直属单位形成的党群、行政、外事、出版物、声像类文件材料，经系统整理后应在6月底前归档。
（二）各教学单位形成的教学综合管理文件材料，经系统整理后应在6月底前归档，2023届学生学业成绩表应在11月底前归档。
（三）科研、基建、仪器设备类文件材料应在项目验收（竣工）后6个月内归档。
（四）重点做好新冠肺炎疫情防控等重特大事件形成的文件材料的收集归档。根据中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强重特大事件档案工作的通知》要求，要从源头抓好新冠疫情防控档案的形成和留存工作，确保学校疫情防控档案完整、准确、系统、安全和有效利用。新冠肺炎疫情防控文件材料归档要求和时间参照《关于做好新冠肺炎疫情防控文件材料归档工作的通知》（附件2）执行。
（六）其他各类文件材料归档时限参照《中国科学技术大学档案管理办法》执行。
（七）为保证校内各单位及时完整归档工作，自2019年起实行催档制度。归档期限内未能实现应有文件材料归档的单位，我院将列出具体应归档文件材料，向该单位发出书面催档通知书，要求在限定时间内完成归档工作。限定时间之内，应归文件材料还不能归档的，我院每2个月一次向该单位发出《催档通知书》，定期提醒该单位及其兼职档案员，直至该单位完成归档工作。
二、质量要求：
（一）归档文件材料应齐全完整；纸质文件材料应为原件；上级来文与文件处理单并存，本校文件与文件签发单、定稿并存，正文与附件并存。
（二）实行纸质文件、电子文件双套归档制。无电子文件的纸质文件归档，有电子文件的与纸质文件同时归档。学校各项活动中形成有保存价值的原生电子文件也需要及时进行在线或脱机归档。电子文件应符合来源可靠、程序规范、要素合规的要求。
（三）本校形成的文件材料用纸应规范，书写、打印、用印等应用耐久材料；字迹、印信等应清晰、完整；责任者和成文时间应标明。
（四）声像材料归档时应附有文字说明，注明责任者、形成时间、地点、内容等，符合图像清晰、音质良好的要求。照片以 JPG、TIF 格式归档，音频以 WAV、MP3格式归档，视频以MP4、AVI、MXF格式归档。
（五）实物档案要干净整洁，注明物品名称、来源。
三、归档流程：
各归档单位档案员负责统一向档案文博院移交文件材料，移交时填写《中国科学技术大学档案移交（接收）登记簿》（档案文博院主页提供下载），一式二份，由移交单位和档案文博院相关人员签字移交，双方各执一份，以备查验。
特此通知。
档案文博院
2023年2月22日
附件：1.《中国科学技术大学档案管理办法》
